HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PRÁCTICAS PARA ORGANIZACION Y CONTROL DE EVENTOS RECREATIVOS

DISEÑO TECNICO
¿Qué es? : Es un documento donde se consignan aspectos fundamentales del evento: Nombre del evento. Fechas de realización Objetivo Duración del evento Metas Espacios Descripción del presupuesto Beneficiarios Cobertura en personas y dependencias Modelos de planillas Criterios de comprobación de éxito Relación de recursos Contenidos específicos (Actividades) Planos Procesos de ejecución: Promoción, Inauguración, Desarrollo, Clausura. Ventajas: Evento técnicamente garantizado. Guardar datos reales de los programas. Base para futuras modificaciones. Optimizar recursos. Detectar puntos críticos. Permite planear, controlar, verificar y dirigir.

LISTA DE VERIFICACION DE TAREAS

¿Qué es? : Relación de procesos, tareas o actividades que permiten verificar la realización y el desarrollo del evento. Ventajas: Disminuye la posibilidad de olvidos. Permite delegar funciones. Diversidad cantidad de programas. Logra objetivos en forma sistemática. Herramientas de control. Deja una memoria administrativa y operativa del evento. Facilita la realización de programas futuros. ¿Cómo funciona? : La efectividad de esta herramienta de trabajo consiste en incluir todas las tareas o actividades que usted debe hacer para la correcta realización de un evento en sus tres etapas: PRE-evento, evento y post-evento. ¿Qué debemos incluir? : PRE - evento: Elaboración de la propuesta. Presentación y aprobación. Reservas necesarias. Medios de divulgación. Reglamento. Cotización y compras .Apoyo logístico: Instalaciones, equipos, grupos de apoyo. Implementación técnica: Montaje, decoración. Inauguración. Protocolo: Invitaciones, contratos. Durante el evento: Verificar: Apertura Proveedores Informes boletines Horarios Reuniones de control Cierre Responsables de funciones Otros Implementación técnica Post evento: Desimplementación Legalizaciones Informes: cualitativos y cuantitativos Cierre Agradecimientos Otros Formato de la Lista de Verificación de Tareas:

Evento: ____________________________ Fecha: _____________
Comisión: __________________________ Lugar: ______________
Responsable: ____________________________________________
__FECHA - ACTIVIDAD - REALIZADO - OBSERVACIONES